2020年12月18日 星期五

善用 Gmail 的版面配置功能,打造自已的郵件檢視平台。

 Gmail 提供了快速設定選項可供我們調整 Gmail 的界面,要選擇這項功能,請選擇右上角齒輪圖示,如下圖所示:



其中可調整的選項有:

  • 密度: 選項有預設、標準及密集三種,但事實上預設與標準差不多,所以真正的選項只有標準與密集兩種可選,可視個人需要調整。
  • 主題:可以點選旁邊的[ 查看全部]選項 ,即會出現可選擇的主題,也可點選下方的[ 我的相片]由 你的 Google 雲端相片裡選擇要當背景的相片。

  • 收件匣類型:除了預設外,共有5種可選如下圖所示。

 

前三種很直覺,就是優先顯示被標為重要、未讀及星號的郵件,第四種為[優先收件匣]在[自訂]中,可讓我們自訂所要顯示的優先郵件,如下圖所示:

 


 收件匣分類匣可設四個,在上面顯示設定了未讀的重要郵件、已加星號及其他共三個分類夾,而我們可以針對每個分類夾修改為我們所要的設定,只要點選旁邊的[選項]或[ 新增分類夾 ],即可做每個分類夾的細部設定,可以選擇要顯示什麼收件匣的那一種分類郵件,而除了其上面所預設的未讀的重要郵件、未讀郵件、已加星號外,在更多選項裡,可設定顯示指定標籤郵件,在這顯示我設定的四個標籤工作、收集、封存及參考資料。


另如果勾選了[最多顯示筆數],可設定該分類夾一次顯示的郵件筆數,預設為25筆,另還可設定[沒內容時自動隱藏]功能,在沒有郵件時,不顯示分類夾,開啟這功能畫面如下所示,使用了預設未讀的重要郵件、已加星號及其他共三個分類夾。


最後一個[多個收件匣]功能在使用上,需注意一但使用,下面會提的[閱讀窗格]的功能將會無法使用,[多個收件匣]功能與[優先收件匣]功能上的差別為,[多個收件匣]提供了關鍵字搜尋與自訂分類夾名稱的功能,此搜尋條件設定用法,請看Google 說明
最簡單的用法,就是關鍵字,例如上面的例子,我想搜尋郵件內有 TAAZE 字樣的郵件,直接鍵入搜尋查詢欄即可,設定完後顯示的結果如下面所示,此功能跟 Gmail 的別名功能合用,可做到更好的分類作用,對於多工作用非常合適,先前「在善用 Gmail 的別名功能自動分類郵件,減輕工作負擔。」此篇文章中有介紹,有興趣的朋友可以看一看。

  •  閱讀窗格:跟Outlook的功能類似,Gmail 的[閱讀窗格]可讓您在收件匣中看到郵件的前幾行內容,設定很直覺,就看個人需要做設定,不過要提醒,如果你所在單位有進行資安電子郵件測試的,請功能最好不要開啟,也就是選擇不要分割,如果設了,點的郵件就等同開信看了,可能就要去上課了。

另[閱讀窗格]也可於 Gmail 界面上直接設定,只要在下面圖示上,紅圈圖示上點,即可直接選擇設定。


Gmail 是 Google 發行很久的應用,但是 Google 仍持續不斷強化其功能,而此次將原本散用在多個地方的設定,統合在一塊,方便我們快速設定,打造利於個人使用的專屬界面,有興趣的朋友可以多試試,相信可以帶來更好的工作效率。

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