2019年12月17日 星期二

善用 Gmail 的別名功能自動分類郵件,減輕工作負擔。

Gmail 有一個很古老的技巧,在帳號名稱後面接上「.」或「+」兩個符號之一,後面在接上任意字串,即可創立一個分身,例如以下例子:
  • account@gmail.com
  • account+bill@gmail.com
  • account.sell@gmail.com
  • account+stock.buy@gmail.com
這些帳號事實上都代表 account@gmail.com 這個 Gmail 帳號,寄到這些信箱的電子郵件,事實上都會寄到 account@gmail.com,這樣做有什麼好處呢?我們可以用這個功能,加上 Gmail 搜尋功能來達到自動分類郵件的效果,有下列三種應用方式:
  • 在 Gmail 上方的搜尋列,直接輸入 Gmail 帳號搜尋相關郵件。
這是最單純的作法,利用 Gmail 搜尋功能,直接找指定郵件帳號,但缺點為仍需人工操作。

  • 於 Gmail 篩選器建立篩選條件,步驟如下:
首先選擇 Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定。


之後選擇 篩選器及封鎖的地址 功能,選擇建立 新篩選條件。



於建立篩條件畫面,可以設定所要的篩選條件,在此我們設定的是篩選寄件者為 account+bill@gmail.com 的信件。


皆下來為設定篩選到的信件要如何處理的選項,在此我們選擇將所篩選到的信件,加入 bill 標籤,因先前無此標籤,所以選擇 新增標籤。


新增完後,在 篩選器及封鎖的地址 畫面上會產生我們剛新建篩選器,並在 Gmail 左側的功能區,新增一個 bill 的標籤。



請注意這個功能有二個注意事項:
  1. 是只針對篩選器建立後,收進來的信件起作用,如是在篩選器建立前的在已存在的信件,需手動處置。
  2. 設定 中 收件匣 內的 篩除的郵件:的設定,需選為 不要覆寫篩選,否則此功能不會起作用。
  • 第三種方式為設定多重收件匣:

在使用此功能前,需將 Gmail 分頁功能取消掉,選Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定收件匣 ,並將分頁取消掉後,選擇 儲存。
在選擇 Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定 ,於 進階 中選擇啟用 多重收件匣 ,然後選擇 儲存變更。

此時在設定中就會看到多一個 多重收件匣 的分頁可供設定,假設我們想要達將 account+bill@gmail.com ,單獨顯示在一個收件匣時,可在搜尋查詢內輸入 from: account+bill@gmail.com , 此收件匣的名稱設為 bill ,在按儲存變更,即可設定完成。


搜尋查詢運算子不止上面所用的語法,更多設定可參見Gmail搜尋運算子說明,此方法跟前述第二種方法最大不同是,此方法是馬上作用於現有信箱中,但功能就是搜尋出符合我們所設搜尋查詢設定的郵件,無法像篩選器有較多功能。

以上介紹 Gmail 別名搭配不同功能的應用,如果善用上述功能,可以替我們減少很多工作上的負擔,讓我們可以更專心在工作上,不必花費時間及心神分類,是一個相當不錯的功能,不過很少看人在用,十分可惜,希望大家能在閱讀本篇後,能有自已的收獲。

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