如何善用 Query 函數自動捉取最新填寫Google表單的紀錄

利用 Google 表單來製作免費的線上問卷調查，或是收集學校班級、公司、民間團體裡的各種投票、意見、資料，當填問卷者重覆填寫問卷時，要如何捉取填問卷者最新回覆的內容呢?

一般人可能會想到將Google 表單填寫的回覆內容寫入Google 試算表後，使用 vlookup 函式捉取，但使用該函式只會捉取指定範圍中的符合條件第一筆資料，而Google 表單紀錄顯示是依填充時間順序由上往下排列，因此使用vlookup 函式，只能捉到最早填寫的紀錄，如以下例子所示。

在上面紅色框我們可以看到Google 表單的紀錄是依填寫時間排列，最新填寫的紀錄，會顯示在最下列，右邊我們顯示了用 vlookup 函式，查找ID為1001人員姓名，查找的結果為「王小明」，是ID為1001中的第一筆紀錄，但通常我們會想要捉取填表者最新填寫內容，就以上例而言我們會想要捉取的名字為「王三明」。

要達成上面要求，我們可以使用 query 、 index 及 rows 三個函式來達成，這三個函式中最主要的是用 query 函式找出所有符合 ID 為 1001 的姓名，在本例也就是 「王小明」及「王三明」。

首先使用 query 函式語法如下:

QUERY(資料, 查詢, [標題]）

參數設定如下：

資料: 為所要搜尋資料範圍，在本例為 A:D 欄。

查詢: 所用的語法為 the Google Visualization API Query Language. 語法類似 SQL，在本例我們們使用下面語法

select D where B =1001

上面語法的意義是搜尋符合 B 欄 (ID) 為 1001的所有 D 欄 (姓名)的欄位。

整個語法為

query(A:D,”select D where B=1001")

上述語法執行結果如下:

用 query 函式找出符合條件資料後，接下來捉出最後一筆（最新）資料，這時可用 index 函式，語法如下:

INDEX(參照, 列, 欄 )

參數設定如下：

參照: 在此為用 query 函式找出的結果。

列: 在此我們要找最後(新)一列，我們可以用 rows 函式，傳回用 query 函式找出的結果列數。

欄: 在本例只有一欄，所以為 1。

整個語法為

index(query(A:D,”select D where B=1001"),rows(query(A:D,”select D where B=1001")),1)

上述語法執行結果如下:

我們可以看到執行的結果，是我們想要捉取的姓名為「王三明」。活用 query 、 index 及 rows 三個函式，即可捉取重覆填寫 Google 表單的最新紀錄，達到使用 vlookup 無法達到的效果。