如何將紙本表單轉為 Google 表單後，讓填寫人填寫完後轉為紙本表單格式印出。

我們在工作常有一些制式的紙本表單，需要定時發佈給個人或單位填報繳回，七請八催收齊後，還要在將紙本的資料在鍵入表格匯整，這樣等於同樣的填報動作要做兩次，除了浪費人力外，也增加人為錯誤的機率，這時我們可以用Google 表單發佈給個位或單位填寫，來避免上述問題，但是有些紙本調查表單係因應法規或規定所產生的，而且需要有核章過的紙本紀錄留存(在大公司跟公家機關工作的應該會暸解我的意思)，這時就會產生問題，這時就會想有沒有一種辦法，讓填寫的人填寫完後，直接轉成紙本表單的格式印出核章交回留存。

要達成這樣的目標，可以在 Google 表單的資料轉入 Google 試算表中著手，下面以實例說明，現在假設我們有一個紙本表單格式如下:

我們將其轉為 Google 表單結果如下:

設假設 Google 表單填表人已填列資訊如下:

要將填表人所填資料帶入最上面所述紙本表單的格式中，可在 Google 試算表中新增一個工作表，在本例將工作表名就定為「表單」，並將紙本表單格式設定好。

接下來要將填表人所填之資料帶入表中，可用以下兩種做法:

• 如果很確定填表人不會重複填入，可以用 vlookup 函式，但是該函式要求 搜尋詞 必需在 資料範圍 的最前列，故 Google 表單在設計時需將含有 搜尋詞 的欄置於 資料範圍 的最前欄，想進一步瞭解vlookup用法，可參考「善用 Excel 進階函數 vlookup，解決工作上大小事。」做法。
• 如果會重複填寫而且要捉取的是最新填寫的資料，就要用 query 函式結合 index 及rows 函式來達成，就如同前篇「如何善用 Query 函數自動捉取最新填寫Google表單的紀錄」做法。

無論是用前述二種方法的那一種方法，都要有一個填表人唯一代碼，去做 搜尋詞 ，這可以是人員的員工編號、機關代號或是其他可代表唯一的代表號，在本例就是 ID 編號，故紙本表單格式中的 ID 欄位，設定為讓填表人輸入其 ID 編號 ，姓名 及 出生年月日 這二個欄位，就可由 ID 編號去搜尋 表單回應1 內的資料，在本例中因為允許填報者重複輸入，故用第2種做法，姓名 及 出生年月日 的語法如下 :

• 姓名:

index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3))),1)

• 出生年月日

 index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select C where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select C where B=",B3))),1)

經過上述設定後，以下為輸入 ID 代號為 1001 的結果。

 需要列印時，選擇 Google 試算表 [檔案]->[列印] 即可。

以上雖完成主要功能設定，但還有下列細項要設定:

• 為避免填表人看到其他人所填的資料內容，可將表單回應的工作表隱藏，此隱藏不影響 Google 表單的運作。

• 前面所用函式在 ID 欄位未填值時，會出現 #VALUE! ，不太美觀而且易造成誤解，可以用 iferror 函式來避免出現此一情形，例如以下:

iferror(index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3))),1),)

• 為了避免前面辛苦設定的函式被不小心誤刪，可以將工作表設為保護，但是記得要將 ID 這一欄位設為除外欄位，否則填表人將會無法使用。

• 接著為保持操作一致性，可用 Google 協作平台將 Google 表單及 Google 試算表放在一起，利於填表人作業，如以下影片所示 :

以上介紹如何將紙本表單改為 Google 表單後，保有紙本表單格式輸出的作法，即可結省人力，也可達到紙本表單輸出核章留存的效用，有興趣的朋友不妨可以試試看。