善用 Gmail 的版面配置功能，打造自已的郵件檢視平台。

 Gmail 提供了快速設定選項可供我們調整 Gmail 的界面，要選擇這項功能，請選擇右上角齒輪圖示，如下圖所示:

其中可調整的選項有:

• 密度: 選項有預設、標準及密集三種，但事實上預設與標準差不多，所以真正的選項只有標準與密集兩種可選，可視個人需要調整。
• 主題:可以點選旁邊的[ 查看全部]選項 ，即會出現可選擇的主題，也可點選下方的[ 我的相片]由 你的 Google 雲端相片裡選擇要當背景的相片。

• 收件匣類型:除了預設外，共有5種可選如下圖所示。

 

前三種很直覺，就是優先顯示被標為重要、未讀及星號的郵件，第四種為[優先收件匣]在[自訂]中，可讓我們自訂所要顯示的優先郵件，如下圖所示:

 

 收件匣分類匣可設四個，在上面顯示設定了未讀的重要郵件、已加星號及其他共三個分類夾，而我們可以針對每個分類夾修改為我們所要的設定，只要點選旁邊的[選項]或[ 新增分類夾 ]，即可做每個分類夾的細部設定，可以選擇要顯示什麼收件匣的那一種分類郵件，而除了其上面所預設的未讀的重要郵件、未讀郵件、已加星號外，在更多選項裡，可設定顯示指定標籤郵件，在這顯示我設定的四個標籤工作、收集、封存及參考資料。

另如果勾選了[最多顯示筆數]，可設定該分類夾一次顯示的郵件筆數，預設為25筆，另還可設定[沒內容時自動隱藏]功能，在沒有郵件時，不顯示分類夾，開啟這功能畫面如下所示，使用了預設未讀的重要郵件、已加星號及其他共三個分類夾。

最後一個[多個收件匣]功能在使用上，需注意一但使用，下面會提的[閱讀窗格]的功能將會無法使用，[多個收件匣]功能與[優先收件匣]功能上的差別為，[多個收件匣]提供了關鍵字搜尋與自訂分類夾名稱的功能，此搜尋條件設定用法，請看Google 說明。

最簡單的用法，就是關鍵字，例如上面的例子，我想搜尋郵件內有 TAAZE 字樣的郵件，直接鍵入搜尋查詢欄即可，設定完後顯示的結果如下面所示，此功能跟 Gmail 的別名功能合用，可做到更好的分類作用，對於多工作用非常合適，先前「在善用 Gmail 的別名功能自動分類郵件，減輕工作負擔。」此篇文章中有介紹，有興趣的朋友可以看一看。

•  閱讀窗格:跟Outlook的功能類似，Gmail 的[閱讀窗格]可讓您在收件匣中看到郵件的前幾行內容，設定很直覺，就看個人需要做設定，不過要提醒，如果你所在單位有進行資安電子郵件測試的，請功能最好不要開啟，也就是選擇不要分割，如果設了，點的郵件就等同開信看了，可能就要去上課了。

另[閱讀窗格]也可於 Gmail 界面上直接設定，只要在下面圖示上，紅圈圖示上點，即可直接選擇設定。

Gmail 是 Google 發行很久的應用，但是 Google 仍持續不斷強化其功能，而此次將原本散用在多個地方的設定，統合在一塊，方便我們快速設定，打造利於個人使用的專屬界面，有興趣的朋友可以多試試，相信可以帶來更好的工作效率。

如何將 Gmail 會話群組的電子郵件一次下載完成

在 Gmail 中如果我們想要將部分電子郵件下載下來作為佐證或是備份，我後可以點入電子郵件後，選擇下載郵件的選項，如下圖所示。

但是如果我們想要將完整會話群組，一次下載下來要怎麼辦?總不成要一件一件的電子郵件下載吧。事實上，可以用下列 二種方法:

• 使用 Gmail 以附件形式轉寄的功能轉寄所要下載的電子郵件後，再以附件下載形式將電子郵件下載，步驟如下:

• 首先要將會話群組的功能取消，否則將無法選取所有的該群組的所有電子郵件。
• 用搜尋功能找到該群組的所有電子郵件，最簡單的作法就是用主旨來搜尋，並對找到的該群組電子郵件選取。
  
• 按滑鼠右鍵跳出快選選單，選擇以附件形式轉寄。
• 這時會開啟一個信件草稿，我們可以看到，剛才所選的電子郵件，現在都以附件形式，附在信件草稿內。
  
• 這時的電子郵件已經可以下載了，但只能一個一個下載，如果附件多了一個一個點太麻煩，這時只要把信件寄給自已，利用 Gmail 提供的下載所有附件的功即可將所有電子郵件一次下載下來。
  

• 上述這方法可以下載完整的電子郵件，包含其附件。但如果目標是著重在電子郵件的內文內容，而且想將其一次轉出來時，這方法就不適用，要採用下面第二個方法。
• 打開對話群組選擇右上角的列印功能。

• 在列印時選擇儲存成PDF，這時就可以將電子郵件轉存成PDF檔。
  

第二個方法的缺點就是電子郵件的附件內容無法一併顯示，但可以將其內容一次輸出。我們可以視需要的情境，選擇所要適用的方法。

善用 Gmail 電子郵件範本的功能，快速發出信件。

Gmail 電子郵件範本功能可以讓我們將常用的電子郵件內容設為範本，在需要時直接取用，簡單修改即可寄出，適用於經常需要發出固定格式電子郵件的時機，要使用Gmail 電子郵件範本的功能，先在Gmail 開新郵件，並將所要電子郵件內容打好，按右下角紅色框起來的符號，進入進階設定。

選擇[範本]->[將草稿儲存為範本]->[另存為新範本](如果要覆蓋舊範本，可選擇覆寫範本下所列範本，在本例因為新建，所以沒有舊範本。)

這時會跳視窗供確認範本名稱，預設名稱為電子郵件的主旨，如果覺得不夠直覺，可以改為自已所想要的名稱，這樣就設定完我們所要的範本。

設定完電子郵件範本後，要使用時一樣先在 Gmail 開一個新郵件，在右下角的進階設定選擇[範本]，在選擇插入範本內所呈現，我們先前所建立的[信件範本]，即可將範本內容帶入電子郵件內。

善用電子郵件範本的功能，可以大幅度簡化我們的對常發送定型稿類型的電子郵件的作業，並加快電子郵件的寄發，是個有用且值得學習的功能。

善用 Gmail 的別名功能自動分類郵件，減輕工作負擔。

Gmail 有一個很古老的技巧，在帳號名稱後面接上「.」或「+」兩個符號之一，後面在接上任意字串，即可創立一個分身，例如以下例子：

• account@gmail.com
• account+bill@gmail.com
• account.sell@gmail.com
• account+stock.buy@gmail.com

這些帳號事實上都代表 account@gmail.com 這個 Gmail 帳號，寄到這些信箱的電子郵件，事實上都會寄到 account@gmail.com，這樣做有什麼好處呢？我們可以用這個功能，加上 Gmail 搜尋功能來達到自動分類郵件的效果，有下列三種應用方式：

• 在 Gmail 上方的搜尋列，直接輸入 Gmail 帳號搜尋相關郵件。

這是最單純的作法，利用 Gmail 搜尋功能，直接找指定郵件帳號，但缺點為仍需人工操作。

• 於 Gmail 篩選器建立篩選條件，步驟如下：

首先選擇 Gmail 左方的齒輪圖示，選擇 設定。

之後選擇 篩選器及封鎖的地址 功能，選擇建立 新篩選條件。

於建立篩條件畫面，可以設定所要的篩選條件，在此我們設定的是篩選寄件者為 account+bill@gmail.com 的信件。

皆下來為設定篩選到的信件要如何處理的選項，在此我們選擇將所篩選到的信件，加入 bill 標籤，因先前無此標籤，所以選擇 新增標籤。

新增完後，在 篩選器及封鎖的地址 畫面上會產生我們剛新建篩選器，並在 Gmail 左側的功能區，新增一個 bill 的標籤。

請注意這個功能有二個注意事項：

1. 是只針對篩選器建立後，收進來的信件起作用，如是在篩選器建立前的在已存在的信件，需手動處置。
2. 設定 中 收件匣 內的 篩除的郵件：的設定，需選為 不要覆寫篩選，否則此功能不會起作用。

• 第三種方式為設定多重收件匣:

在使用此功能前，需將 Gmail 分頁功能取消掉，選Gmail 左方的齒輪圖示，選擇 設定收件匣 ，並將分頁取消掉後，選擇 儲存。

在選擇　Gmail 左方的齒輪圖示，選擇 設定 ，於 進階 中選擇啟用 多重收件匣 ，然後選擇　儲存變更。

此時在設定中就會看到多一個 多重收件匣 的分頁可供設定，假設我們想要達將 account+bill@gmail.com ，單獨顯示在一個收件匣時，可在搜尋查詢內輸入 from: account+bill@gmail.com , 此收件匣的名稱設為 bill ，在按儲存變更，即可設定完成。

搜尋查詢運算子不止上面所用的語法，更多設定可參見Gmail搜尋運算子說明，此方法跟前述第二種方法最大不同是，此方法是馬上作用於現有信箱中，但功能就是搜尋出符合我們所設搜尋查詢設定的郵件，無法像篩選器有較多功能。

以上介紹　Gmail 別名搭配不同功能的應用，如果善用上述功能，可以替我們減少很多工作上的負擔，讓我們可以更專心在工作上，不必花費時間及心神分類，是一個相當不錯的功能，不過很少看人在用，十分可惜，希望大家能在閱讀本篇後，能有自已的收獲。

善用 Gmail 「排定傳送時間」 的功能來掌握工作進度，避免干擾並提升生活品質。

在有些時侯我們在 Gmail 上編寫完成工作信件，怕如果馬上寄出去，會有以下三種狀況:

1. 寄送時間為收信人下班時間，會影響到收信人的生活。
2. 該工作信件為提醒性質，希望於期限到達前幾天通知，已達到提醒的效果。
3. 怕寄出後會收到收信人來電或回信，打斷目前工作節奏。

在此時我們會希望信件能晚點寄出，但又怕現在沒有馬上寄出的話，之後會忘記或遺漏，而且要時時提醒自已要在何時寄出，這種工作未完成的感覺存在潛意識中，會不斷衝擊意識行為，降低人的注意力及意志力，並使大腦焦慮，影響工作效能及生活品質，就算使用待辦清單記下來，仍需要定時回顧，並在指定時間執行。這時就會想要問，Gmail有沒有一種功能，可以信件完成當下，就指定何時寄送郵件，不需要人工另外於指定的時間寄信，來避免上述問題。

這樣的功能在之前必需透過如 Boomerang for Gmail 等外掛來達成，但 Google 於今年(2019) 已將此功能設為 Gmail 的內建功能，於 Gmail 建立新郵件，寫完郵件內容，並設定完收件者後(未設會報錯)，點選傳送鍵旁的箭頭，會出現 指定傳送時間  功能。

於點選功能後，會跳出排定傳送時間選項可供選擇，預設會列出近幾天時間可供使用者選擇，例如 明天上午、下午 或 下禮拜一 時間可供選擇，但如果要選更久之前的時間，可點最下面 選擇日期和時間 選項。

 此時會跳出日曆可供使用者點選所要時間，設定完想要的時冒後，點 排定傳送時間 鍵，即可完成設定。

如果想要看或修改先前設定的郵件，可在  Gmail 左方的功能列，選擇 已排定時間 標籤，即可見到先前設定完成的郵件。

透過 Gmail 排定傳送時間 的功能，讓我們可以指定郵件寄送時間，不用打斷目前工作節奏，也不需要另外花心及時間，去記憶及安排寄送，可以說是一個相當優質的功能，多利用的話，可以有效提昇工作及生活品質。