2019年12月14日 星期六

善用 Gmail 「排定傳送時間」 的功能來掌握工作進度,避免干擾並提升生活品質。

在有些時侯我們在 Gmail 上編寫完成工作信件,怕如果馬上寄出去,會有以下三種狀況:

  1. 寄送時間為收信人下班時間,會影響到收信人的生活
  2. 該工作信件為提醒性質,希望於期限到達前幾天通知,已達到提醒的效果
  3. 怕寄出後會收到收信人來電或回信,打斷目前工作節奏

在此時我們會希望信件能晚點寄出,但又怕現在沒有馬上寄出的話,之後會忘記或遺漏,而且要時時提醒自已要在何時寄出,這種工作未完成的感覺存在潛意識中,會不斷衝擊意識行為,降低人的注意力及意志力,並使大腦焦慮,影響工作效能及生活品質,就算使用待辦清單記下來,仍需要定時回顧,並在指定時間執行。這時就會想要問,Gmail有沒有一種功能,可以信件完成當下,就指定何時寄送郵件,不需要人工另外於指定的時間寄信,來避免上述問題。

這樣的功能在之前必需透過如 Boomerang for Gmail 等外掛來達成,但 Google 於今年(2019) 已將此功能設為 Gmail 的內建功能,於 Gmail 建立新郵件,寫完郵件內容,並設定完收件者後(未設會報錯),點選傳送鍵旁的箭頭,會出現 指定傳送時間  功能。

於點選功能後,會跳出排定傳送時間選項可供選擇,預設會列出近幾天時間可供使用者選擇,例如 明天上午下午 或 下禮拜一 時間可供選擇,但如果要選更久之前的時間,可點最下面 選擇日期和時間 選項。
 此時會跳出日曆可供使用者點選所要時間,設定完想要的時冒後,點 排定傳送時間 鍵,即可完成設定。
如果想要看或修改先前設定的郵件,可在  Gmail 左方的功能列,選擇 已排定時間 標籤,即可見到先前設定完成的郵件。

透過 Gmail 排定傳送時間 的功能,讓我們可以指定郵件寄送時間,不用打斷目前工作節奏,也不需要另外花心及時間,去記憶及安排寄送,可以說是一個相當優質的功能,多利用的話,可以有效提昇工作及生活品質。

2015年12月25日 星期五

COUNTIFS、SUMIFS及AVERAGEIFS 應用

       在 Google  試算表中 COUNTIFS、SUMIFS 及 AVERAGEIFS 這三個指令可以用多個條件限制所要範圍分別計算數量、總和及平均,其語法如下:
命令 語法
COUNTIFS COUNTIFS(加總範圍 1, 標準 1, [標準範圍 2, 標準 2, ...])
SUMIFS SUMIFS(加總範圍, 標準範圍 1, 標準 1, [標準範圍 2, 標準 2, ...])
AVERAGEIFS AVERAGEIFS(平均範圍, 標準範圍 1, 標準 1, [標準範圍 2, 表準 2, ...])
      為求容易了解,我們實際舉一個例子來說明,以下為範例表格,Data 為所要計算加總的資料範圍,Spec 1 至 3 為不同的條件範圍,分別為文字、TRUE/FALSE、數字。
image
     
       如果我們要計算 Data 資料範圍中符合 spec 1 中為 A 、spec 2 中為 TRUE 及 Spec 3 中大於30 的數值的總合可用下列語法:

=SUMIFS(B:B,C:C,"=A",D:D,FALSE,E:E,">30")

我們可看到其篩選標準條件的設定,除TRUE/FALSE邏輯值外,其標準條件是採用字串格式,例如針對篩選 spec 1 中符合 A 的值 ,我們可以輸入 “= A”,而針對 Spec 3 中大於 50 標準條件,可設為 “>30 ”,上例經輸入後計算結果為 164 。
      針對  AVERAGEIFS ,我們也可比照上例計算出相同條件下的平均值,輸入後計算結果為 54.66666667 。

 =AVERAGEIFS(B:B,C:C,"=A",D:D,FALSE,E:E,">30")

   但是 COUNTIFS 較前二個指令較大不同處,是其加總範圍 1,在本例也就是 DATA 資料範圍,也需要設一標準條件,如要求符合上面二例的數值總合了話,可以設定 Data 資料範圍內的數值皆大於 0,也就是一個空條件,例如下面設定。

=COUNTIFS(B:B,">0",C:C,"=A",D:D,FALSE,E:E,">30")

本例輸入後出來的結果為 3。

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