2019年12月19日 星期四

善用 Google 快訊(Google Alerts) ,打造自已專屬的資訊搜尋器。

Google 快訊 也是 Google 提供已久的服務,該服務能依我們所設定的關鍵字,每日將搜尋結果寄到你的信箱,免去自已搜尋的功夫,做到自動化收集資訊的效果,要使用這項功能,於登入 Goolge 帳號後,進入 Google 快訊 ,畫面很簡潔,最上方是搜尋列,最下方預設新聞選項,可供直接選用。

現在假設我們要建立一個定期搜尋「價值投資」相關快訊,在上方搜尋列打「價值投資」,然後按 Enter,此時會出現使用這關鍵字搜尋的結果,如果覺得搜尋出來的結果,不是你想要的,可以在上方搜尋列重新更換關鍵字,直到搜尋輸出的結果是你所要的,也可以應用 Google 搜尋的運算子,限制搜尋範圍。
確定了搜尋結果是你所要的之後,還可以選「顯示選項」,做進一步的設定。
其可設定的選項有下列:

  • 寄送頻率:即時、每天及每週
  • 來源:網誌、新聞、網頁、影片、書籍、討論、財經資訊以及自動。
  • 語言:可限定一種語言,或不限制語言。
  • 地后:可限制搜尋何地區資訊,或不限制地區。
  • 搜尋結果:可選最佳搜尋結果,或所有結果:
  • 傳送至:可選擇寄至信箱,或變為RSS動態連結,供連接到你慣用的RSS閱讀器。
如果都確定無誤了,選擇建立快訊,即可建立完成了。
如果我們選擇傳送每天寄送到 E-mail 帳號,在 G-mail當中我們就會每天收到,符合我們設定關鍵字的相關訊息。
這功能看來簡單,但很少看到人在使用,如果關鍵字設定的好,可以讓你時時Follow最新訊息,不漏接任何消息。

2019年12月17日 星期二

善用 Gmail 的別名功能自動分類郵件,減輕工作負擔。

Gmail 有一個很古老的技巧,在帳號名稱後面接上「.」或「+」兩個符號之一,後面在接上任意字串,即可創立一個分身,例如以下例子:
  • account@gmail.com
  • account+bill@gmail.com
  • account.sell@gmail.com
  • account+stock.buy@gmail.com
這些帳號事實上都代表 account@gmail.com 這個 Gmail 帳號,寄到這些信箱的電子郵件,事實上都會寄到 account@gmail.com,這樣做有什麼好處呢?我們可以用這個功能,加上 Gmail 搜尋功能來達到自動分類郵件的效果,有下列三種應用方式:
  • 在 Gmail 上方的搜尋列,直接輸入 Gmail 帳號搜尋相關郵件。
這是最單純的作法,利用 Gmail 搜尋功能,直接找指定郵件帳號,但缺點為仍需人工操作。

  • 於 Gmail 篩選器建立篩選條件,步驟如下:
首先選擇 Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定。


之後選擇 篩選器及封鎖的地址 功能,選擇建立 新篩選條件。



於建立篩條件畫面,可以設定所要的篩選條件,在此我們設定的是篩選寄件者為 account+bill@gmail.com 的信件。


皆下來為設定篩選到的信件要如何處理的選項,在此我們選擇將所篩選到的信件,加入 bill 標籤,因先前無此標籤,所以選擇 新增標籤。


新增完後,在 篩選器及封鎖的地址 畫面上會產生我們剛新建篩選器,並在 Gmail 左側的功能區,新增一個 bill 的標籤。



請注意這個功能有二個注意事項:
  1. 是只針對篩選器建立後,收進來的信件起作用,如是在篩選器建立前的在已存在的信件,需手動處置。
  2. 設定 中 收件匣 內的 篩除的郵件:的設定,需選為 不要覆寫篩選,否則此功能不會起作用。
  • 第三種方式為設定多重收件匣:

在使用此功能前,需將 Gmail 分頁功能取消掉,選Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定收件匣 ,並將分頁取消掉後,選擇 儲存。
在選擇 Gmail 左方的齒輪圖示,選擇 設定 ,於 進階 中選擇啟用 多重收件匣 ,然後選擇 儲存變更。

此時在設定中就會看到多一個 多重收件匣 的分頁可供設定,假設我們想要達將 account+bill@gmail.com ,單獨顯示在一個收件匣時,可在搜尋查詢內輸入 from: account+bill@gmail.com , 此收件匣的名稱設為 bill ,在按儲存變更,即可設定完成。


搜尋查詢運算子不止上面所用的語法,更多設定可參見Gmail搜尋運算子說明,此方法跟前述第二種方法最大不同是,此方法是馬上作用於現有信箱中,但功能就是搜尋出符合我們所設搜尋查詢設定的郵件,無法像篩選器有較多功能。

以上介紹 Gmail 別名搭配不同功能的應用,如果善用上述功能,可以替我們減少很多工作上的負擔,讓我們可以更專心在工作上,不必花費時間及心神分類,是一個相當不錯的功能,不過很少看人在用,十分可惜,希望大家能在閱讀本篇後,能有自已的收獲。

2019年12月14日 星期六

善用 Gmail 「排定傳送時間」 的功能來掌握工作進度,避免干擾並提升生活品質。

在有些時侯我們在 Gmail 上編寫完成工作信件,怕如果馬上寄出去,會有以下三種狀況:

  1. 寄送時間為收信人下班時間,會影響到收信人的生活
  2. 該工作信件為提醒性質,希望於期限到達前幾天通知,已達到提醒的效果
  3. 怕寄出後會收到收信人來電或回信,打斷目前工作節奏

在此時我們會希望信件能晚點寄出,但又怕現在沒有馬上寄出的話,之後會忘記或遺漏,而且要時時提醒自已要在何時寄出,這種工作未完成的感覺存在潛意識中,會不斷衝擊意識行為,降低人的注意力及意志力,並使大腦焦慮,影響工作效能及生活品質,就算使用待辦清單記下來,仍需要定時回顧,並在指定時間執行。這時就會想要問,Gmail有沒有一種功能,可以信件完成當下,就指定何時寄送郵件,不需要人工另外於指定的時間寄信,來避免上述問題。

這樣的功能在之前必需透過如 Boomerang for Gmail 等外掛來達成,但 Google 於今年(2019) 已將此功能設為 Gmail 的內建功能,於 Gmail 建立新郵件,寫完郵件內容,並設定完收件者後(未設會報錯),點選傳送鍵旁的箭頭,會出現 指定傳送時間  功能。

於點選功能後,會跳出排定傳送時間選項可供選擇,預設會列出近幾天時間可供使用者選擇,例如 明天上午下午 或 下禮拜一 時間可供選擇,但如果要選更久之前的時間,可點最下面 選擇日期和時間 選項。
 此時會跳出日曆可供使用者點選所要時間,設定完想要的時冒後,點 排定傳送時間 鍵,即可完成設定。
如果想要看或修改先前設定的郵件,可在  Gmail 左方的功能列,選擇 已排定時間 標籤,即可見到先前設定完成的郵件。

透過 Gmail 排定傳送時間 的功能,讓我們可以指定郵件寄送時間,不用打斷目前工作節奏,也不需要另外花心及時間,去記憶及安排寄送,可以說是一個相當優質的功能,多利用的話,可以有效提昇工作及生活品質。

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