2020年2月7日 星期五

[做自己的生命設計師 (Designing Your Life)]我們該如何面對重力問題?

什麼是重力問題?做自己的生命設計師 (Designing Your Life)書第一章中,定義重力問題是:
無法行動的問題,就不是問題,而是一種情境、一幕場景、一道人生的現實面。或許就跟重力一樣拖住了你。然而,重力是無法解決的問題。
書中繼而又說:
告訴各位一個可以省下很多時間的小祕密-可能可以省下幾個月、幾年,甚至幾十年:你是贏不了現實的。人們抗拒現實,不惜一切,弄得頭破血流,但只要是跟現實爭論或打架,現實永遠會贏。你無法以智取勝,愚弄現實,叫現實照你的意思做。現在不可能永遠不可能。 
一旦陷入重力問題,就會永遠卡住,因為什麼都不能做。 
書中定義的重力問題有二種:

  1. 什麼都做不了的問題 : 例如當你還是小職員時想改變整個公司的風氣,或是作業流程。
  2. 大海撈針型的問題:例如在中年想要花十年時間成為醫學博士,這類花費的時間及成果過高的選項。
如何面對重力問題:
面對重力問題時,我們唯一能做的就是接受它。這是所有優秀設計師的起點,也是設計思考的「從此時此刻做起」或「接受」階段。我們要接受現實,也因此,我們要從現在立足點出發,而不是從自已想抵達的地方出發,更不是從自認應該在的地方出發。一定要從腳下的這塊地出發。
這本書該出版的時侯(2016),一開始看到這段很不以為然,但過了這些年再回頭來看,確相當有感,只能說自已有點太鐵齒了吧, 跌跌撞撞了一陣子才瞭解,面對重力問題我們只能接受它,就如同我們在地球上行走時受重力拘束一樣,在接受重力存在的前提下,去進行改善生活或自我成長。例如想要移動快一點,可用腳踏車甚至開車,想要飛到空中,就要駕驗飛機。生活也一樣,對很多制度及現實,我們只能先接受它瞭解它,在此基礎上,謀求有辦法採取行動的事情,設計出方法來改變或改善自已生活。

所以如果你覺得現在工作規定有很多不合理的地方,但目前自身條件無法離開去另一個工作(事實上如果去了也有可能會在一次陷入相同的循環),而又因生活無法率性辭職,與其不停抱工作規定多不合理,期望工作規定有一天會改變,不如接受這工作規定瞭解它,並研究如何應對它,這才是較佳的解決辦法,也才可以改善自已的人生。


2020年2月4日 星期二

不想一一重打紙本表格的文字,用Line就對了。

有時我們拿到一個紙本表格,因為沒有原始可編輯的電子檔(Word,Excel),需要自行在電腦上重新製作一個的時,不想重新打紙本表格的文字的時侯,我們可以這樣做。

  1. 將紙本表格用手機拍照或掃描器將其轉為圖檔。
  2. 將其傳到 Line上。
  3. 在電腦版的Line上檢視該圖檔,點選圖片右下角有英文字母大寫 T 被框起來的圖示(如下圖紅色圈圈標示處)。
    .
  4. 這時會在跳出一個視窗,如下圖右邊紅色圈圈標示處,即為 OCR 辨識結果,選擇想要複製的文字,複制貼上即可,且其辨識的正確率相當高。

2020年2月1日 星期六

如何將紙本表單轉為 Google 表單後,讓填寫人填寫完後轉為紙本表單格式印出。

我們在工作常有一些制式的紙本表單,需要定時發佈給個人或單位填報繳回,七請八催收齊後,還要在將紙本的資料在鍵入表格匯整,這樣等於同樣的填報動作要做兩次,除了浪費人力外,也增加人為錯誤的機率,這時我們可以用Google 表單發佈給個位或單位填寫,來避免上述問題,但是有些紙本調查表單係因應法規或規定所產生的,而且需要有核章過的紙本紀錄留存(在大公司跟公家機關工作的應該會暸解我的意思),這時就會產生問題,這時就會想有沒有一種辦法,讓填寫的人填寫完後,直接轉成紙本表單的格式印出核章交回留存。

要達成這樣的目標,可以在 Google 表單的資料轉入 Google 試算表中著手,下面以實例說明,現在假設我們有一個紙本表單格式如下:




我們將其轉為 Google 表單結果如下:




設假設 Google 表單填表人已填列資訊如下:




要將填表人所填資料帶入最上面所述紙本表單的格式中,可在 Google 試算表中新增一個工作表,在本例將工作表名就定為「表單」,並將紙本表單格式設定好。




接下來要將填表人所填之資料帶入表中,可用以下兩種做法:


無論是用前述二種方法的那一種方法,都要有一個填表人唯一代碼,去做 搜尋詞 ,這可以是人員的員工編號、機關代號或是其他可代表唯一的代表號,在本例就是 ID 編號,故紙本表單格式中的 ID 欄位,設定為讓填表人輸入其 ID 編號 ,姓名 及 出生年月日 這二個欄位,就可由 ID 編號去搜尋 表單回應1 內的資料,在本例中因為允許填報者重複輸入,故用第2種做法,姓名 及 出生年月日 的語法如下 :

  • 姓名:
index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3))),1)

  • 出生年月日
 index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select C where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select C where B=",B3))),1)

經過上述設定後,以下為輸入 ID 代號為 1001 的結果。


 需要列印時,選擇 Google 試算表 [檔案]->[列印] 即可。


以上雖完成主要功能設定,但還有下列細項要設定:

  • 為避免填表人看到其他人所填的資料內容,可將表單回應的工作表隱藏,此隱藏不影響 Google 表單的運作。
  • 前面所用函式在 ID 欄位未填值時,會出現 #VALUE! ,不太美觀而且易造成誤解,可以用 iferror 函式來避免出現此一情形,例如以下:
iferror(index(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3)),rows(query('表單回應 1'!A:D,CONCATENATE("select D where B=",B3))),1),)

  • 為了避免前面辛苦設定的函式被不小心誤刪,可以將工作表設為保護,但是記得要將 ID 這一欄位設為除外欄位,否則填表人將會無法使用。
  • 接著為保持操作一致性,可用 Google 協作平台將 Google 表單及 Google 試算表放在一起,利於填表人作業,如以下影片所示 :

以上介紹如何將紙本表單改為 Google 表單後,保有紙本表單格式輸出的作法,即可結省人力,也可達到紙本表單輸出核章留存的效用,有興趣的朋友不妨可以試試看。




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